Estas deben ser planificadas y elaboradas como si se tratara de un espectáculo ya que el Movimiento Scout es el centro de atención. El orador es asignado, hay un programa y hay una audiencia que ha llegado esperando que sea una ocasión interesante y agradable. Lamentablemente no todos los locales de la Organización Scout piensan en las reuniones en términos teatrales. Los resultados no son planeados, deprimentes, eventos desorganizados que decepcionan a todos y desalientan la participación en futuras ocasiones.
A fin de no perder lo que debería ser la única oportunidad para la comunicación directa con el público, lo primero y más esencial es comenzar con una planificación en una secuencia lógica.

Objetivo
Una vez que se establezca claramente el propósito de tener una reunión, todo lo demás caerá por sí solo en su lugar, si es una junta general, un lanzamiento de un nuevo proyecto o una actividad nocturna. Sea cual sea la ocasión, las modalidades pueden diferir, pero los principios se aplican a todos ellos.

Ubicación
Si tiene su propio local, todo estará bien, este es usado como lugar de reunión formal y ha sido destinado por sus instalaciones y accesorios incluidos en la construcción.
Si este no es el caso, o tiene que usar locales alternativos, ya que no tiene ninguno de su propiedad, usted debe buscar en alguna parte el que sea:

a)	Lo suficientemente grande como para que siente cómodamente a su audiencia.
b)	Bien ventilado y con control de calor.
c)	Apto para cualquier muestra, películas, exposiciones, etc., que usted propone.
d)	Bien iluminado, con control de iluminación y apagado.
e)	Construido con baños adecuados, guardarropa y otras instalaciones necesarias.
f)	Tranquilo y con poca probabilidad de sufrir la injerencia del exterior.
g)	Equipado para dispensar refrescos.
h)	Cerca de estacionamientos para automóviles.

Este es un lugar ideal pero debemos asegurarnos que lo que buscamos cumpla parte de lo solicitado en los puntos anteriores.

Invitaciones
Cuando la fecha, hora, lugar y el esquema del programa se decidió, es el momento de planificar la lista de invitados y las invitaciones. Emisión general de las invitaciones, de cuatro a seis semanas antes de la fecha de reunión. Trabajar con algunos miembros en el seguimiento, cuando sea posible, recordatorios verbales a los padres de familia y amigos para que usted pueda tener una idea de la probable aceptación. Compruebe más formalmente con los representantes de los patrocinadores, y otros líderes de la comunidad e invitados especiales.
Invitados muy especiales como el Alcalde y funcionarios públicos y el orador invitado, será necesario una invitación cursada con más tiempo de anticipación si es importante para su reunión.
Pueda que tenga que elegir una fecha que se adapte a su conveniencia, así como evitar coincidir con otros intereses locales.
Escriba si es posible, a los editores de periódicos locales adjuntando una copia del programa y la invitación de sus representantes a asistir.
Invitados.
Nombrar a los líderes jóvenes, y otros scouts a ser camareros y acomodadores, o encargado del guardarropa, de acuerdo a las necesidades que se generen para esa ocasión. Invitados especiales y distinguidos deben ser recibidos a su llegada, presentarse y acompañarlos de inmediato a sus asientos.
El encargado de Relaciones Publicas, un Scouter o Dirigente debe ser responsable de la bienvenida a los representantes de la prensa y ver sus necesidades ya que es probable que tengan otros eventos y es necesario cubrir la información y obtener su material rápidamente.

Refrigerios
Café y refrescos, galletas o lo que sea que usted este ofreciendo debe estar listo, a intervalos apropiados dentro del programa y servir en vajilla apropiada –no tazas ni platos que llevan todos los signos de mucho uso y malas condiciones. Los camareros deben dispensar los refrescos rápida y eficazmente y recoger los envases vacíos después.

Dos personas claves
El éxito de una reunión depende en gran medida del enlace entre la persona delegada para supervisar toda la planificación y la preparación y quien Preside o controla la reunión. Si trabajan juntos y obtiene la cooperación de todos los demás que tiene una parte que jugar en este evento -desde el orador hasta la persona encargada de las luces- usted podrá dar la bienvenida a sus invitados en la expectativa de la confianza en ellos, y tendrá la ocasión y esperanza que la reunión cumplirá su finalidad y será un medio de comunicación con el público.

Actas e informes
Actas que fueron aceptadas en reuniones anteriores, deben estar pre impresas y distribuidas de antemano, o al menos tenerlas para entregarlas a las personas a medida que van llegando. Lo mismo se aplica a los informes que se van a dar verbalmente en la reunión, incluyendo informes financieros. Los representantes de la prensa pueden recibir una copia de estos informes los cuales ahorra tomar notas, el cual puede ser demasiado selectivo.
Otro punto con relación a los informes; la audiencia no se complace en recibir una larga y prolija entrega verbal de un informe si ya lo tiene delante en forma escrita.