Hacer un anuncio

Escriba el anuncio y subraye los principales hechos de referencia ya que su memoria puede fallar en último momento, por ejemplo, “El próximo martes en nuestra reunión de líderes se hará una demostración del uso de la fibra de vidrio, se iniciara a las 7,30 pm y no a las 7,15 para permitirle al expositor el tiempo necesario para llegar de una anterior presentación, y recuerde en la Empresa Scout son bienvenidos a unirse a nosotros en esta ocasión, si lo desean”.
No empezar a hablar hasta que haya silencio y todo el mundo parece estar escuchando.
Hacer el anuncio lentamente y luego hacer de nuevo hincapié en los puntos importantes. Pregunte si alguien desea hacer cualquier pregunta acerca del anuncio. Si hay una pregunta, responder brevemente y con claridad. Lo ideal sería pegar el anuncio en una pizarra de informaciones después.

La introducción de un orador
La manera en que usted presenta a un orador, a menudo determina la forma en que el orador es recibido, por lo tanto, el comentario de introducción debe ser cuidadosamente preparado y adaptado para la ocasión. Averiguar antes de la reunión, el nombre del orador y titulo (si lo hubiere), el tema de la intervención, y el objeto de la reunión. Escribir estas, de modo que si su memoria falla en el último momento puede referirse a sus notas.
Recuerde que el público ha llegado a escuchar al orador, no a usted, sea breve. Llegue a buen tiempo antes de la reunión para dar la bienvenida al orador a su llegada, comprobar que todo lo solicitado de antemano se encuentra disponible.
Pregunte al orador de antemano, si va a tomar las preguntas al final de la charla. Cuando ha llegado el momento de comenzar la reunión, acompañar al orador al estrado y sentarse uno al lado del otro. Póngase de pie y de la bienvenida a la audiencia. Explique el propósito de la reunión. Indicar claramente el nombre del orador y el tema de la charla. Refiérase a los intereses particulares de la audiencia en el tema del orador. Expresar placer al presentar al orador y lo exhortamos a que hable. Ponga el nombre por última vez en sus notas a fin de que es evidente la intervención del orador y que la presentación está terminada, por ejemplo, “y ahora con ustedes el Sr. Smith”.
Si el orador anunciado es incapaz para estar a último momento y un sustituto viene a cambio, no hacer una apología al público o el estrés de su decepción o decir que la Sra. X ha llegado a último momento tomándolos completamente desprevenidos. Su actitud y sus palabras hacen que el orador sienta satisfacción de estar con usted y que el público tenga la fortuna de tener a un buen orador. En su introducción es importante indicar que al orador se le harán preguntas al final. Si la pregunta es indistinta, a menudo es aconsejable repetir la pregunta antes de llamar al orador para responder, de manera que todo el público sea capaz de apreciar la respuesta.
Mantenga su atención en el tiempo, aproximadamente diez minutos antes de que la reunión este prevista para terminar, anunciar que no hay más preguntas y llamar a la persona que ha sido respondida anteriormente para que proponga un voto de agradecimiento.
Si se le pide que proponga un voto de gracias, escuchar con atención al orador y tomar nota de uno o dos puntos que usted desea enfatizar. Encuadrar su voto de agradecimiento en torno a estos puntos, subrayando así lo que el orador ha dicho.
Recuerde, su trabajo es dar gracias al orador, por lo que evite hablar de otros temas.
Concluir con “tengo mucho placer en proponer un voto de agradecimiento a la Sra. X por una estimulante charla”, o algo similar y, a continuación, pedir los aplausos. Cuando el orador principal ha agradecido, anunciar “La reunión ha terminado”. Esto da una señal formal y clara a la audiencia de que la reunión ha finalizado.

Dirigiéndose a una reunión
En primer lugar, pensar en un plan general:

1.	Considere la posibilidad de su audiencia. – ¿Qué es lo que ya saben del tema? – ¿Cuál puede ser su actitud? – ¿Qué tan rápido o lento se deben exponer las ideas a ellos?
2.	Considere el propósito de su charla – Dar información. – Introducir cambios, para delinear una propuesta de curso de acción. – Motivar a un determinado objetivo.
3.	Considere el tema. La estructura de una intervención es importante. Ella debe tener: – Una introducción. – Algunos puntos principales. – Una conclusión.

Preparando el discurso
Recoger la mayor cantidad que se pueda de información y de ideas sobre el tema. Ordenar en virtud de los diferentes encabezados. Decidir qué puntos formaran sus principales argumentos, reteniendo los puntos más importantes y desechando cualquier material que en la actualidad parece irrelevante o superfluo. Tome el control de la reunión desde el principio.
Las primeras impresiones son importantes, por lo que nunca se excuse y decir que sabe muy poco del tema, que no sabe porque se le ha solicitado hacer uso de la palabra.
Ponga un poco de expresión en lo que usted dice, uso eficaz de las pausas, velocidad de entrega, el tono de voz y los gestos si ayudan en algo. Pero asegúrese de que son gestos que ayudan y no Manerismos que distraigan a su audiencia. Frente al público, no subir y bajar del estrado. Trate de permanecer quieto y moverse sólo con un propósito. No apoyarse en la mesa, o adoptar cualquiera otra postura. Si desea leer un extracto de un libro de los hechos o estadísticas, mantenga el libro o documento bajo, de modo que no esconda su cara y por breve tiempo fije su vista en la página y en su audiencia a fin de mantener un vínculo entre ellos y usted. (Ver fichas de charlas I y II)

Hablando a través de un micrófono
Si el micrófono es estándar, mantener una distancia de 8 a 24 centímetros de distancia de él de acuerdo al tipo de micrófono. Este quieto, de modo que la distancia entre los labios y el micrófono no varié. No utilizar gestos, cualquier movimiento tiende a alterar la fuerza con que su voz es transmitida. Mire a su audiencia, usted está hablando con ellos y no al micrófono. No grite, hable despacio y claramente, en tono de voz baja, como haciendo uso de la palabra en un teléfono. Si hay más de un altoparlante en la sala o espacio usted puede escuchar sus propias palabras produciendo un efecto de un eco. Esto es una distracción al principio, pero trataremos de no dejar que nos desconcierten.

Superar el nerviosismo
Incluso los más experimentados oradores están a menudo nerviosos, pero ellos fácilmente admiten que esta ligera tensión es una ayuda más que un obstáculo para dar una buena charla.
Preocuparse, porque en los principiantes es el nerviosismo que puede apoderarse de un orador justo antes de ser llamado a hablar. El mejor antídoto es una rigurosa preparación.
Si está bien preparado esto le ayudara a sentirse a gusto. Si su primer párrafo está escrito en su totalidad, se asegurara de no agotarse completamente al principio
Ahondando un poco, constantes respiraciones le ayudaran físicamente a calmar sus nervios, y si sonríe puede ayudarle a relajarse. Encontrar una cara amable en la audiencia y dirigir sus observaciones a esa persona por un tiempo. Recuerde que si usted escucha o ve entusiasmo y la audiencia se ha tomado la molestia de ir a conocer el tema, a la vez va viendo que sube el interés, lo más probable que usted realmente está disfrutando de hablar con ellos.
Decida como va a introducir el tema para captar la atención de su audiencia –con una broma apropiada, una ilustración local, o ir directo al punto de interés.
Desarrollar el tema principal de manera que cada etapa este clara en su mente y la pueda seguir fácilmente la audiencia. Un punto debería llevar, naturalmente, al siguiente; esta asociación de ideas disminuirá el riesgo de olvidar lo que viene a continuación.
A veces el uso de un medio nemotécnico (*) puede ayudar. Decida qué puntos de su charla su audiencia debe recordar y cuáles no son realmente importantes y utilizar cualquier ejemplo, ilustraciones, analogías visuales para darle énfasis a cosas importantes. Las ayudas visuales son un dispositivo para ayudara a la comprensión, y deben ser utilizados siempre que sea posible.
En conclusión, resumen breve de sus principales puntos, intentando utilizar exactamente las mismas palabras de antes. Debe quedar claro desde el final de la frase que usted haya terminado –una cita puede sustituir el final.
A partir del resumen de su discurso, escribir con claridad una serie breve de títulos y sub títulos en tarjetas que pueden caber fácilmente en su mano y no hojas de papel grande que sólo distraen. Subrayar los puntos principales. Ayúdese escribiendo los primeros y últimos párrafos en su totalidad, así partirá y terminara dándose confianza. Pruebe su discurso con un oyente el que puede hacerle una crítica constructiva, o con una cinta grabar y reproducir varias veces. Pruebe y ensaye su proyecto final un par de veces.

Antes de hablar
Llegar antes de la charla. Averiguar quién es el presentador y conocer a las demás personas involucradas en la charla. ¿Usted espera poder responder las preguntas? Eche un vistazo a la sala. ¿Hasta dónde está sentado su público, van a ser capaces de ver y escuchar con facilidad? Compruebe que cualquier ayuda que va a utilizar este en posición y en buen estado de funcionamiento. Tratar de calcular el estado de ánimo de su público. No se confié en este tiempo para una última mirada a sus notas - alguien seguramente va a querer hablar con usted- debe hacer su última revisión antes de llegar ahí.
Si el discurso debe darse en el exterior, disponer de tal modo que el sol no dé en los ojos o la audiencia. Su voz no llega tan bien al aire libre, y la atención del público es tender a distraerse, de modo que su discurso debe ser breve y de entrega lenta. Intentar no hablar en contra del viento.

En el estrado
Haga uso de la palabra en un estilo adecuado para usted y su audiencia. Sea cortes, sincero, natural y amistoso, una sonrisa le ayudara a mantener el punto.

(*) Nemotecnia o mnemotecnia es el procedimiento de asociación de ideas, esquemas, ejercicios sistemáticos, repeticiones, etc. para facilitar el recuerdo de algo.